IA et réunions : Comment automatiser vos comptes-rendus sans sacrifier la confidentialité ?

C’est la nouvelle star de nos visioconférences. Qu’elle s’appelle Copilot, tl;dv ou Noota, ou qu’elle soit intégrée à Zoom et Teams, l’IA générative promet de nous libérer de la corvée du compte-rendu. Quelques mois après l’explosion de ces usages, le gain de temps est indéniable.

Cependant, en tant que DPO, nous observons aussi l'émergence de nouveaux risques : fuite de données stratégiques, enregistrements non consentis ou hallucinations de l'IA.

Comment profiter de la technologie sans enfreindre le RGPD, l’IA Act ou les normes de sécurité NIS2 ? Voici 5 bonnes pratiques, éprouvées sur le terrain, pour structurer l'usage des assistants de réunion dans votre entreprise.

1. Le principe de proportionnalité : L'IA n'est pas invitée partout

L'erreur classique est d'activer l'enregistrement par défaut. Or, l'utilisation de l'IA doit être pertinente par rapport à l'enjeu.

• OUI pour les réunions de suivi de projet, les brainstormings ou les points d'équipe.

• NON pour les entretiens RH, les discussions confidentielles, les Comex ou les premiers rendez-vous prospects (où la confiance humaine doit primer sur la technologie).

Le conseil de l'expert : Désactivez les IA si vous traitez des données sensibles (santé, opinions, secrets d'affaires),

2. Transparence et consentement #RGPD

L'arrivée de l'IA Act renforce l'obligation de transparence. Vos interlocuteurs (collaborateurs ou clients) doivent savoir qu'ils ne sont pas seuls avec vous.

• Informez avant : Mentionnez l'usage de l'IA dans l'invitation ou au tout début de l'appel.

• Gérez les refus : Si un participant s'oppose à l'enregistrement, respectez son choix.

  
  

  L'astuce diplomatique : En cas de refus, proposez à cette personne de prendre le relais sur la prise de notes manuelle. C'est souvent très dissuasif, ou cela résout le problème du compte-rendu !

  
  

3. Sobriété numérique #NIS2

Avez-vous vraiment besoin de la vidéo ? Pour générer un résumé écrit, l'IA n'a besoin que du texte. Appliquez le "Privacy by Design" (la protection des données dès la conception) :

• Paramétrez l'outil pour qu'il ne conserve que le transcript (texte).

• Évitez d'enregistrer les flux audio et vidéo si ce n'est pas strictement nécessaire. Moins vous stockez de données biométriques, moins vous êtes exposés en cas de cyberattaque.

• Suppression rapide : Une fois le compte-rendu validé, les fichiers sources (audio/vidéo) doivent être purgés immédiatement.

  
  

4. L'Humain reste le patron #IAact

Attention à l'excès de confiance. Les modèles de langage peuvent "halluciner", inventer des faits ou attribuer une phrase à la mauvaise personne. Une règle d'or à inscrire dans votre charte : Aucun compte-rendu généré par IA ne part sans relecture humaine. De plus, pour la transparence, ajoutez toujours une mention en bas de document : "Ce résumé a été pré-rédigé par une IA et validé par [Votre Nom]".

5. Cadrez l'usage avec une Charte Interne

La technologie va plus vite que le droit. N'attendez pas le premier incident pour agir. Formalisez ces règles dans une charte d’usage de l'IA annexée à votre règlement intérieur. Cela permet de :

1. Former les équipes aux bons réflexes.

2. Interdire le "Shadow AI" (l'utilisation d'outils gratuits et non sécurisés trouvés sur le web).

3. Protéger l'entreprise en cas de litige.

   
   

Conclusion

L'IA de compte-rendu est un outil formidable, à condition de ne pas lui donner les clés de la maison. Une utilisation maîtrisée, c’est l’assurance de gagner du temps tout en protégeant le capital confiance de votre entreprise.

Vous souhaitez mettre en place une charte IA ou vérifier la conformité de vos outils actuels ? Contactez notre équipe DPO pour un audit rapide.